Excelって何につかうの? マジでわからない人向け

Excelは、日々の業務で欠かせない表計算ソフトです。しかし、初めて使う人にとっては、複雑で難しく感じるかもしれません。

このページでは、新入社員でもExcelの基本を理解できるように、わかりやすく解説します。

Excelってなぜ使われているの?

Excelとはマイクロソフトが発売している表計算ソフトのことです。

例えば家計簿をつけたり、商品の在庫数や値段などを管理したり、売上をグラフにして表示したり、様々な業務に使用する事ができます。

そのため多くの企業で使われています。

家計簿

Excelを使って家計簿をつけることで、毎月の収支を把握し、節約につなげることができます。

業務データの管理

顧客情報や商品情報など、業務で扱うデータをExcelで管理することで、必要な情報をすぐに探し出すことができます。

プレゼンテーション資料の作成

Excelを使ってグラフや図表を作成することで、わかりやすいプレゼンテーション資料を作成することができます。

Excelの基礎知識

まずは、Excelの基本的な構成と操作方法を学びましょう。

Excelの構成

  • ワークブック: ファイル全体を指します。複数のシートで構成されます。
  • シート: ワークブック内の1枚の表です。
  • セル: シートの最小単位です。データを入力したり、計算式を書いたりします。
  • 行: セルを横並びにしたものです。
  • 列: セルを縦並びにしたものです。

基本的な操作方法

  • セルの選択: マウスでクリックするか、矢印キーで移動します。
  • データの入力: セルを選択して、キーボードで入力します。
  • 書式の変更: フォント、文字色、罫線など、セルの書式を変更できます。
  • 計算式の作成: セルに計算式を入力することで、自動的に計算結果が表示されます。
  • 関数の使用: SUM関数、AVERAGE関数など、さまざまな関数を使いこなすことで、複雑な計算も簡単にできます。

データ入力と編集

Excelの基本操作をマスターしたら、次はデータ入力と編集について学びましょう。

データ入力

  • セルを選択して、キーボードで入力します。
  • Enterキーを押すと、次のセルに移動します。
  • Tabキーを押すと、右隣のセルに移動します。
  • コピーしたいセルを選択して、Ctrlキー+Cを押すと、データがコピーされます。
  • 貼り付けたいセルを選択して、Ctrlキー+Vを押すと、データが貼り付けられます。

データ編集

  • セルを選択して、F2キーを押すと、編集モードになります。
  • BackspaceキーやDeleteキーで、データを削除できます。
  • カットしたいセルを選択して、Ctrlキー+Xを押すと、データがカットされます。
  • 貼り付けたいセルを選択して、Ctrlキー+Vを押すと、データが貼り付けられます。
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計算式と関数

Excelの便利な機能の一つが、計算式と関数です。

計算式

  • セルに=記号を入力してから、計算式を入力します。
  • 四則演算(+、-、*、/)はもちろん、複雑な計算も可能です。
  • セルの参照も可能です。
  • 例:セルA1に10、セルB1に20が入力されている場合、セルC1に=A1+B1と入力すると、セルC1には30が表示されます。

関数

  • SUM関数、AVERAGE関数など、さまざまな関数を使いこなすことで、複雑な計算も簡単にできます。
  • 関数の使い方は、関数名(引数1,引数2,…)の形式で入力します。
  • 例:セルA1からA10までの合計値を求める場合、セルB1に=SUM(A1:A10)と入力すると、セルB1には合計値が表示されます。
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表の書式設定

データをわかりやすく見せるために、表の書式設定をしましょう。

罫線

  • セルを選択して、罫線ボタンをクリックすると、罫線を設定できます。
  • 内側、外側、太さなど、さまざまな設定が可能です。

文字色

  • セルを選択して、文字色ボタンをクリックすると、文字色を変更できます。
  • 黒、赤、青など、さまざまな色から選択できます。

フォント

  • セルを選択して、フォントボタンをクリックすると、フォントを変更できます。
  • MS 明朝、游ゴシックなど、さまざまなフォントから選択できます。

セル結合

  • 複数のセルを選択して、セル結合ボタンをクリックすると、複数のセルを1つのセルに結合できます。

グラフの作成

データを視覚的にわかりやすくするために、グラフを作成しましょう。

グラフの種類

  • 折れ線グラフ、棒グラフ、円グラフなど、さまざまな種類のグラフがあります。
  • データの種類や目的に合わせて、適切なグラフを選択しましょう。

グラフの作成

  • グラフを作成したいデータを選択します。
  • 挿入タブをクリックして、グラフの種類を選択します。
  • グラフのタイトルやラベルなどを設定します。

まとめ

Excelは、さまざまな機能を持つ表計算ソフトです。

このページで学んだ基本操作をマスターすれば、日々の業務を効率化することができます。

さらにスキルをアップしたい場合は、書籍やWebサイトなどで学習を進めていきましょう。

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